Thủ tục đăng ký sàn thương mại điện tử online

Thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ thương mại điện tử, thiết lập website để cung cấp môi trường cho thương nhân, tổ chức, cá nhân khác tiến hành hoạt động xúc tiến thương mại, bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ phải thực hiện thủ tục “ Đăng ký website thương mại điện tử”. Thủ tục đăng ký website thương mại điện tử được thực hiện như sau:

Căn cứ pháp lý

• Nghị định 52/2013/NĐ–CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 85/2021/NĐ-CP về thương mại điện tử;
• Thông tư 47/2014/TT- BTC Quy định quản lý website thương mại điện tử.

Các loại website thương mại điện tử phổ biến phải thực hiện thủ tục đăng ký

• Sàn giao dịch thương mại điện tử;
• Website khuyến mại trực tuyến;
• Website đấu giá trực tuyến.

ĐỌC THÊM :Thiết lập website thương mại điện tử bán hàng

Thương nhân, tổ chức phải được thành lập theo quy định của pháp luật

• Đối với doanh nghiệp đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
• Đối với tổ chức khác được cấp quyết định thành lập và có mã số thuế.

Có đề án cung cấp dịch vụ trong đó nêu rõ các nội dung sau:

• Mô hình tổ chức hoạt động, bao gồm hoạt động cung cấp dịch vụ, hoạt động xúc tiến, tiếp thị dịch vụ cả trong và ngoài môi trường trực tuyến; hoạt động logistics đối với hàng hóa.
• Phân định quyền và trách nhiệm giữa thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ thương mại điện tử với các bên sử dụng dịch vụ.

Có quy chế quản lý hoạt động tuân thủ quy định hiện hành

Để đáp ứng tiêu chí này, thương nhân cần xây dựng và công bố công khai trên website quy chế hoạt động của sàn giao dịch thương mại điện tử; theo dõi và bảo đảm việc thực hiện quy chế đó trên sàn giao dịch thương mại điện tử, bao gồm các nội dung:

• Quyền và nghĩa vụ của thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ sàn giao dịch thương mại điện tử;
• Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng dịch vụ sàn giao dịch thương mại điện tử;
• Mô tả quy trình giao dịch đối với từng loại giao dịch có thể tiến hành trên sàn giao dịch thương mại điện tử;
• Hoạt động rà soát và thẩm quyền xử lý của thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ sàn giao dịch thương mại điện tử khi phát hiện các hành vi kinh doanh vi phạm pháp luật trên sàn giao dịch;
• Quyền và nghĩa vụ của các bên trong các giao dịch được thực hiện trên sàn giao dịch thương mại điện tử;
• Giới hạn trách nhiệm của thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ sàn giao dịch thương mại điện tử trong những giao dịch thực hiện trên sàn;
• Các quy định về an toàn thông tin, quản lý thông tin trên sàn giao dịch thương mại điện tử;
• Cơ chế giải quyết khiếu nại, tranh chấp giữa các bên liên quan đến giao dịch tiến hành trên sàn giao dịch thương mại điện tử;
• Chính sách bảo vệ thông tin cá nhân của người sử dụng dịch vụ sàn giao dịch thương mại điện tử;
• Biện pháp xử lý với các hành vi xâm phạm quyền lợi người tiêu dùng trên sàn giao dịch thương mại điện tử;
• Biện pháp xử lý vi phạm đối với những người không tuân thủ quy chế hoạt động của sàn giao dịch thương mại điện tử.

Thông tin của người bán hàng trên website thương mại điện tử

• Tên và địa chỉ trụ sở của thương nhân, tổ chức hoặc tên và địa chỉ thường trú của cá nhân.
• Số, ngày cấp và nơi cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của thương nhân, hoặc số, ngày cấp và đơn vị cấp quyết định thành lập của tổ chức, hoặc mã số thuế cá nhân của cá nhân.
• Số điện thoại hoặc một phương thức liên hệ trực tuyến khác.

Thiết lập cơ chế cho phép thương nhân, tổ chức, cá nhân tham gia website thương mại điện tử thực hiện được quy trình giao kết hợp đồng nếu website có chức năng đặt hàng trực tuyến, cụ thể:

• Thông báo mời đề nghị giao kết hợp đồng;
• Cung cấp các điều khoản của hợp đồng khi sử dụng chức năng đặt hàng trực tuyến trên website thương mại điện tử;
• Đề nghị giao kết hợp đồng;
• Rà soát và xác nhận nội dung hợp đồng;
• Trả lời đề nghị giao kết hợp đồng;
• Chấm dứt đề nghị giao kết hợp đồng;
• Thời điểm giao kết hợp đồng khi sử dụng chức năng đặt hàng trực tuyến trên website thương mại điện tử;
• Thủ tục chấm dứt hợp đồng đối với hợp đồng dịch vụ thương mại điện tử và các dịch vụ trực tuyến khác;
• Giao kết hợp đồng trên website thương mại điện tử mua hàng.

Lưu trữ thông tin cá nhân của chủ thể tham gia website thương mại điện tử, bao gồm:

• Mục đích thu thập thông tin cá nhân;
• Phạm vi sử dụng thông tin;
• Thời gian lưu trữ thông tin;
• Những người hoặc tổ chức có thể được tiếp cận với thông tin đó;
• Địa chỉ của đơn vị thu thập và quản lý thông tin, bao gồm cách thức liên lạc để người tiêu dùng có thể hỏi về hoạt động thu thập, xử lý thông tin liên quan đến cá nhân mình;
• Phương thức và công cụ để người tiêu dùng tiếp cận và chỉnh sửa dữ liệu cá nhân của mình trên hệ thống thương mại điện tử của đơn vị thu thập thông tin.
• Cơ chế tiếp nhận và giải quyết khiếu nại của người tiêu dùng liên quan đến việc thông tin cá nhân bị sử dụng sai mục đích hoặc phạm vi đã thông báo.

Lưu ý về việc lưu trữ thông tin cá nhân của chủ thể tham gia website thương mại điện tử: 

• Chính sách này phải được hiển thị rõ ràng cho người sử dụng dịch vụ trước hoặc tại thời điểm thu thập thông tin.

Công bố công khai cơ chế giải quyết các tranh chấp phát sinh trong quá trình giao dịch trên website thương mại điện tử. Khi khách hàng trên website thương mại điện tử phát sinh mâu thuẫn với người bán hoặc bị tổn hại lợi ích hợp pháp, phải cung cấp cho khách hàng thông tin về người bán, tích cực hỗ trợ khách hàng bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.

Hiển thị đầy đủ thông tin về chủ sở hữu website thương mại điện tử (thường ở chân trang chủ), bao gồm:

• Tên đơn vị, địa chỉ, điện thoại, email;
• Số giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, ngày cấp, nơi cấp.

Hồ sơ đăng ký website thương mại điện tử

• Đơn đăng ký website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử;
• Bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao xuất trình kèm bản chính để đối chiếu quyết định thành lập (đối với tổ chức); bản sao điện tử từ sổ gốc hoặc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính; giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký doanh nghiệp (đối với thương nhân), giấy phép kinh doanh (đối với nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài);
• Đề án cung cấp dịch vụ thương mại điện tử với nội dung đã nêu ở mục trên.
• Quy chế quản lý hoạt động của website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử, bao gồm các nội dung đã nêu ở trên.
• Mẫu hợp đồng cung cấp dịch vụ sàn giao dịch thương mại điện tử giữa chủ sở hữu sàn giao dịch TMĐT giữa các tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ, các điều kiện giao dịch chung, nếu có;
• Các tài liệu khác do Bộ Công Thương quy định trong một số trường hợp đặc biệt.

Một số lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ đăng ký website thương mại điện tử:

Ngôn ngữ sử dụng trên website thương mại điện tử

Chủ sở hữu phải sử dụng ngôn ngữ Tiếng Việt cho website thương mại điện tử.

Cung cấp dịch vụ Sàn giao dịch TMĐT và Dịch vụ khuyến mại trực tuyến trên cùng một website thương mại điện tử

Trong trường hợp này thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ phải kê khai đầy đủ các nội dung dịch vụ cung cấp trong cùng một bộ hồ sơ đăng ký, bao gồm 2 nội dung:  Sàn giao dịch TMĐT và Dịch vụ khuyến mại trực tuyến.

Cung cấp dịch vụ trên website TMĐT là ngành nghề kinh doanh có điều kiện

Thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ trên website TMĐT là các ngành nghề kinh doanh có điều kiện cần phải có Giấy phép con được cơ quan có thẩm quyền quản lý cấp phép về hoạt động kinh doanh đó trước khi thực hiện việc đăng ký.

Ví dụ: Ngành nghề cung ứng lao động, môi giới việc làm; Mạng xã hội…

Hồ sơ được nộp online nên hồ sơ phải được định dạng là: jpg, png, jpeg, doc, docx, pdf, rar, zip, xls, xlsx.

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ đăng ký website thương mại điện tử

• Việc tiếp nhận, xử lý hồ sơ thông báo website thương mại điện tử được Bộ Công Thương (Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số) thực hiện trực tuyến tại Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử tại địa chỉ http://www.online.gov.vn

Thủ tục đăng ký website thương mại điện tử

Việc tiếp nhận, xử lý hồ sơ đăng ký website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử được Bộ Công Thương thực hiện trực tuyến tại Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử tại địa chỉ online.gov.vn. Để khai báo hồ sơ và cấp giấy phép sàn giao dịch thương mại điện tử, doanh nghiệp truy cập vào Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử và tiến hành các bước sau:

Bước 1: Doanh nghiệp đăng ký tài khoản đăng nhập hệ thống tại website http://www.online.gov.vn bằng việc cung cấp những thông tin sau:

• Tên doanh nghiệp;
• Số đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp;
• Lĩnh vực kinh doanh/hoạt động;
• Địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp;
• Các thông tin liên hệ.

Bước 2: Trong thời hạn 3 ngày làm việc, doanh nghiệp nhận kết quả từ Bộ Công Thương qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký về một trong các nội dung sau:

• Nếu thông tin đăng ký tài khoản đầy đủ, doanh nghiệp được cấp một tài khoản đăng nhập hệ thống và tiến hành tiếp Bước 3;
• Nếu đăng ký tài khoản bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung thông tin, doanh nghiệp phải tiến hành đăng ký lại hoặc bổ sung thông tin theo yêu cầu.

Bước 3: Sau khi được cấp tài khoản đăng nhập hệ thống, doanh nghiệp tiến hành đăng nhập, chọn chức năng Đăng ký website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử, tiến hành khai báo thông tin theo mẫu và đính kèm hồ sơ đăng ký.

Bước 4: Trong thời hạn 7 ngày làm việc, doanh nghiệp nhận thông tin phản hồi của Bộ Công Thương qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký về một trong các nội dung sau:

• Xác nhận hồ sơ đăng ký đầy đủ, hợp lệ và yêu cầu doanh nghiệp thực hiện tiếp Bước 5;
• Thông báo hồ sơ đăng ký không hợp lệ hoặc yêu cầu bổ sung thông tin. Khi đó doanh nghiệp quay về Bước 3 để khai báo lại hoặc bổ sung các thông tin, hồ sơ theo yêu cầu.

Bước 5: Sau khi nhận được thông báo xác nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, doanh nghiệp gửi về Bộ Công Thương (Cục Thương mại điện tử và Công nghệ thông tin) bộ hồ sơ đăng ký hoàn chỉnh (bản giấy).

Doanh nghiệp có trách nhiệm theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ qua thư điện tử hoặc tài khoản truy cập hệ thống đã được cấp để tiến hành cập nhật và chỉnh sửa thông tin theo yêu cầu.

Trong thời hạn 30 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo yêu cầu bổ sung thông tin ở Bước 4, nếu doanh nghiệp không có phản hồi thì hồ sơ đăng ký trên hệ thống sẽ bị chấm dứt và doanh nghiệp phải tiến hành đăng ký lại từ đầu.

Lưu ý khi nộp hồ sơ đăng ký bản giấy:

• Hồ sơ bản giấy gửi Bộ Công thương phải trùng khớp với những tài liệu, thông tin đã khai báo trực tuyến qua tài khoản truy cập hệ thống.

Bước 6: Xác nhận đăng ký, Bộ Công Thương sẽ gửi cho thương nhân, tổ chức qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký một đoạn mã để gắn lên website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử, thể hiện thành biểu tượng đăng ký. Khi chọn biểu tượng này, người sử dụng được dẫn về phần thông tin đăng ký tương ứng của thương nhân, tổ chức tại Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử.

Như vậy, thời hạn để đăng ký thiết lập website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử hợp lệ là 15-20 ngày làm việc.

Một số câu hỏi của thương nhân, tổ chức khi đăng ký website thương mại điện tử

Tôi là cá nhân đã được cấp mã số thuế cá nhân có đăng ký website thương mại điện tử được không?

Cá nhân được cấp mã số thuế cá nhân không đáp ứng điều kiện đăng ký website thương mại điện tử. Để cung cấp dịch vụ thương mại điện tử chủ sở hữu phải là doanh nghiệp, tổ chức khác có tư cách pháp nhân, đáp ứng đầy đủ các điều kiện về cơ sở vật chất kỹ thuật và nhân sự để quản lý hoạt động của website.

Thủ tục đăng ký website thương mại điện tử và thông báo website thương mại điện tử có gì khác nhau?

Thủ tục “Đăng ký website TMĐT” áp dụng với trường hợp thương nhân, tổ chức tạo lập website với mục đích tạo một môi trường để cá nhân, tổ chức khác truy cập vào website của mình để bán hàng hóa, dịch vụ, thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại. Qua đó có thể thấy được đây là loại hình có sự kết nối giữa 3 bên:

Thủ tục “Thông báo website TMĐT” áp dụng với trường hợp thương nhân, tổ chức, cá nhân tạo lập website với mục đích để bán hàng hóa, dịch vụ, thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại của chính mình. Qua đó có thể thấy được đây là loại hình có sự kết nối giữa 2 bên:

Chủ sở hữu website ⟵⟶  Người mua

Sau khi được cấp xác nhận “ Đã đăng ký” chủ sở hữu website cần phải thực hiện nghĩa vụ gì?

Trước ngày 15 tháng 01 hàng năm, thương nhân, tổ chức thiết lập website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử phải báo cáo Bộ Công Thương số liệu thống kê về tình hình hoạt động của năm trước đó.

Việc báo cáo được thực hiện trực tuyến thông qua tài khoản của thương nhân, tổ chức tại Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử hoặc dưới hình thức văn bản qua đường bưu điện.

Khi thiết lập website thương mại điện tử chủ sở hữu có nghĩa vụ quản lý các sản phẩm, dịch vụ mà người bán cung cấp trên website không?

Chủ sở hữu website thương mại điện tử phải có nghĩa vụ quản lý các sản phẩm, dịch vụ mà người bán cung cấp trên website, liệt kê các danh mục sản phẩm, dịch vụ cấm cung cấp trên quy chế hoạt động của website. Người bán phải có nghĩa vụ tuân thủ theo quy chế hoạt động, nếu vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Đăng ký website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử